Algemene voorwaarden

• “DeciDesk”, “wij”, “ons”, “onze”: DeciDesk, geëxploiteerd door Dennis Heemskerk, Voorhouterweg 25, 2231 NB Rijnsburg, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42123032, btw-nummer NL005511818B93.
• “Dienst”: de webapplicatie, de desktop- en mobiele apps, de opnamebot en de bijbehorende diensten van DeciDesk.
• “Klant”, “u”, “uw”: de rechtspersoon of onderneming die de Dienst afneemt en met deze Voorwaarden heeft ingestemd.
• “Eigenaar”: een Gebruiker die in de Dienst de rol eigenaar van de organisatie van de Klant heeft. Een account van DeciDesk geldt nooit als Eigenaar, ook niet als het, bijvoorbeeld tijdens het inrichten, in uw organisatie de rol eigenaar heeft.
• “Gebruikers”: medewerkers, opdrachtnemers of andere personen aan wie de Klant toegang geeft tot de Dienst.
• “Groepsmaatschappij”: een rechtspersoon of vennootschap die met de Klant in een groep is verbonden, zoals bedoeld in artikel 2:24b van het Burgerlijk Wetboek.
• “Klantgegevens”: alle inhoud en gegevens die Gebruikers in de Dienst invoeren, uploaden of opnemen, en wat de Dienst daaruit maakt, zoals transcripties, samenvattingen en actievoorstellen.
• “Abonnement”: een betaald plan dat voor een bepaalde termijn toegang geeft tot de Dienst.
• “Proefperiode”: de gratis proefperiode die een nieuwe organisatie één keer krijgt.
• “Verwerkersovereenkomst”: de verwerkersovereenkomst van DeciDesk, gepubliceerd op decidesk.ai/dpa, met de bijlagen, in de versie die voor de Klant geldt.

In deze Voorwaarden is de organisatie de omgeving van de Klant in de Dienst, waarvoor de Klant één Abonnement afneemt. Een bedrijf is een onderdeel binnen de organisatie, bijvoorbeeld een dochteronderneming of een vestiging.

U mag de Dienst ook laten gebruiken door uw Groepsmaatschappijen. Hun medewerkers gelden dan als Gebruikers. U blijft tegenover ons verantwoordelijk voor de nakoming van deze Voorwaarden door die Groepsmaatschappijen.

Deze Voorwaarden gelden voor elk aanbod van DeciDesk en elke overeenkomst over de Dienst. Wij wijzen uw inkoopvoorwaarden en andere voorwaarden uitdrukkelijk af. Die gelden alleen als wij daar schriftelijk mee hebben ingestemd. Afwijkingen van deze Voorwaarden gelden alleen als de partijen die schriftelijk zijn overeengekomen. Deze Voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands en in het Engels. Bij verschil tussen de Nederlandse en de Engelse tekst gaat de Nederlandse tekst voor.

• U zorgt dat de gegevens van uw Gebruikers in de Dienst juist, volledig en actueel zijn.
• U en uw Gebruikers houden inloggegevens geheim. U bent verantwoordelijk voor wat er gebeurt onder de accounts van uw Gebruikers.
• U meldt vermoedelijke onbevoegde toegang direct aan ons via legal@decidesk.ai.
• Gebruikers moeten minimaal 16 jaar oud zijn. DeciDesk is niet bedoeld voor gebruik door kinderen.

Wij leveren de Dienst als abonnement, zoals beschreven op onze website en in de Dienst. Wij kunnen functies in de loop van de tijd bijwerken, verbeteren of aanpassen. Halen wij een wezenlijke functie van een betaald plan weg, dan melden wij dat ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aan elke Eigenaar. Is het weghalen eerder nodig vanwege de wet, de beveiliging of een wijziging bij een leverancier, dan melden wij het zo snel mogelijk. U kunt het Abonnement in beide gevallen opzeggen met ingang van de dag waarop de functie verdwijnt. Het vooruitbetaalde bedrag voor de periode daarna betalen wij dan naar rato terug. Deze melding en dit opzegrecht gelden niet voor bètafuncties (artikel 22).

U en uw Gebruikers mogen het volgende niet doen:

• de Dienst gebruiken in strijd met toepasselijke wet- of regelgeving;
• inhoud uploaden, opslaan of versturen die onrechtmatig of lasterlijk is, of die inbreuk maakt op de rechten van een derde;
• proberen onbevoegd toegang te krijgen tot de Dienst, andere accounts of onze infrastructuur;
• de Dienst reverse-engineeren of decompileren of proberen de broncode af te leiden, behalve voor zover de wet dat uitdrukkelijk toestaat;
• de Dienst gebruiken om spam of malware te versturen of om zonder toestemming gegevens te verzamelen (scrapen);
• de Dienst zonder onze schriftelijke toestemming doorverkopen, in sublicentie geven of beschikbaar stellen aan derden buiten uw organisatie en uw Groepsmaatschappijen;
• de Dienst gebruiken om een concurrerend product te bouwen of te trainen, of zonder onze schriftelijke toestemming de resultaten van een vergelijkend onderzoek naar de Dienst (benchmark) publiceren;
• beveiligingsfuncties of gebruikslimieten omzeilen of uitschakelen, waaronder limieten voor AI-gebruik.

U laat de deelnemers aan een vergadering vooraf weten dat de vergadering wordt opgenomen en uitgeschreven. Dat geldt ook als de opnamebot een online vergadering opneemt. De opnamebot neemt deel onder de naam DeciDesk en meldt zelf niet dat er wordt opgenomen. Vermeld de opname daarom bijvoorbeeld in de uitnodiging en noem die aan het begin van de vergadering. Uw verdere verantwoordelijkheden voor de rechtmatigheid van de verwerking staan in artikel 3.5 van de Verwerkersovereenkomst.

Bij een schending van dit artikel kunnen wij de toegang opschorten (artikel 15) of het Abonnement beëindigen (artikel 16).

• U betaalt per kalendermaand vooraf. De eerste factuur ontvangt u op de 1e van de kalendermaand na het einde van de Proefperiode. Op die factuur staan de dagen tussen het einde van de Proefperiode en die 1e, naar rato berekend, en de nieuwe maand. Voorbeeld: begint de facturering na de Proefperiode op 21 maart, dan ontvangt u op 1 april één factuur voor 21 tot en met 31 maart en voor april.
• Activeert u een beëindigd Abonnement opnieuw, dan krijgt u geen nieuwe Proefperiode. De facturering begint dan op de dag van de heractivering. De dagen tot de 1e van de volgende maand staan op de eerste factuur, zoals hierboven beschreven.
• Eindigt het Abonnement nadat de facturering is begonnen, maar vóór de eerste factuur, dan factureren wij op de 1e van de volgende maand de dagen vanaf het begin van de facturering tot het einde van het Abonnement.
• De vergoeding bestaat uit een vast bedrag per maand voor de organisatie en een bedrag per actieve gebruiker per maand, zoals op onze prijspagina (decidesk.ai/pricing) staat of in een orderformulier is afgesproken. Wij tellen elke gebruiker met een actief lidmaatschap van een bedrijf binnen de organisatie één keer, ook als die lid is van meerdere bedrijven. Een openstaande uitnodiging telt niet mee. Wij rekenen met het aantal actieve gebruikers op het moment dat de maandfactuur wordt opgemaakt, met een minimum van één. Een wijziging in het aantal gebruikers tijdens de maand leidt niet tot een tussentijdse factuur.
• DeciDesk is de verkoper van uw Abonnement en uw contractpartij voor de betaalde Dienst. Stripe Payments Europe, Limited (Ierland) verwerkt als betaaldienst namens ons de betaalgegevens, int de facturen en verstuurt de betalingsbewijzen. Stripe is geen partij bij uw Abonnement.
• Bedragen zijn exclusief btw en andere toepasselijke indirecte belastingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Als verkoper is DeciDesk verantwoordelijk voor het in rekening brengen en afdragen van de juiste btw op basis van uw factuuradres en, waar van toepassing, uw btw-identificatienummer. Voor zakelijke klanten in een ander EU-land dan Nederland met een geldig btw-nummer geldt de verleggingsregeling en wordt er geen btw op de factuur berekend. Voor klanten in Nederland wordt btw berekend tegen het geldende Nederlandse tarief.
• Om aan onze belastingverplichtingen te voldoen, hebben wij juiste factuurgegevens nodig (juridische naam, factuuradres, land en, voor bedrijven in de EU, het btw-nummer). U bent verantwoordelijk voor het actueel houden van deze gegevens. Correcties die de fiscale behandeling beïnvloeden, kunnen alleen worden toegepast op facturen die na de wijziging worden uitgereikt.
• U betaalt met een van de betaalmethoden die wij via Stripe aanbieden, zoals creditcard, iDEAL, SEPA-incasso of een andere methode die bij het afrekenen wordt getoond, of op factuur als dat is afgesproken. Een factuur betaalt u binnen 30 dagen na de factuurdatum.
• Mislukt een afschrijving, dan kunnen wij die opnieuw proberen. Zolang wij dat doen, houden uw Gebruikers toegang tot de Dienst. Blijft de betaling uit, ook wanneer een factuur na de betaaltermijn niet is betaald, dan kunnen wij de toegang opschorten of het Abonnement beëindigen. Uw Gebruikers hebben dan geen toegang meer tot de Dienst. Na een opschorting herstellen wij de toegang zodra de betaling is voldaan. Na een beëindiging geldt artikel 17.
• Prijzen kunnen worden gewijzigd met een kennisgeving van ten minste 30 dagen vóór de volgende verlengingstermijn, per e-mail aan elke Eigenaar. Dat geldt ook voor een verkleining van het AI-budget, een verhoging van de opslag en een verlaging van de limiet uit artikel 11. Als u de Dienst blijft gebruiken nadat een prijswijziging is ingegaan, geldt dat als aanvaarding. Wijzigingen in de inkoopprijzen van onze leveranciers en in de wisselkoers werken zonder aparte kennisgeving direct door in de berekening van meerverbruik.

• Een nieuwe organisatie krijgt één keer een gratis Proefperiode, met de duur die op onze prijspagina staat. De Proefperiode begint zodra een Eigenaar het Abonnement activeert, met een betaalmethode of na onze goedkeuring van betaling op factuur.
• Na de Proefperiode loopt het Abonnement automatisch door als betaald Abonnement volgens artikel 5. Zegt u op binnen de Proefperiode, dan betaalt u niets.
• Activeert u binnen 30 dagen na het aanmaken van een organisatie geen Abonnement, en zijn in die organisatie geen vergaderingen, acties of opnames vastgelegd, dan kunnen wij de organisatie verwijderen. Wij waarschuwen een Eigenaar daarover 7 dagen vooraf per e-mail. Een organisatie zonder geactiveerd Abonnement waarvan geen enkel lid nog een actief account heeft, kunnen wij verwijderen zodra die organisatie ten minste 7 dagen bestaat.

• Abonnementen worden automatisch verlengd met opeenvolgende termijnen van dezelfde duur als de oorspronkelijke termijn, bijvoorbeeld maandelijks bij een maandabonnement, tenzij ze vóór de verlengingsdatum worden opgezegd.
• U kunt op elk moment opzeggen, in de Dienst op de pagina Facturatie of per e-mail aan legal@decidesk.ai. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende betaalde termijn. Tot dan houdt u toegang. Voor terugbetalingen geldt artikel 8.

• Betaalde vergoedingen, ook voor een gedeeltelijke termijn, worden niet terugbetaald, behalve waar dwingend recht, deze Voorwaarden of de Verwerkersovereenkomst een terugbetaling voorschrijven.
• Als wij de Dienst wezenlijk niet leveren en de tekortkoming niet binnen een redelijke termijn na uw schriftelijke melding kunnen herstellen, kunt u opzeggen en ontvangt u naar rato het ongebruikte, vooruitbetaalde deel terug.
• Denkt u dat er ten onrechte iets in rekening is gebracht, neem dan binnen 30 dagen na de afschrijving contact op via legal@decidesk.ai.
• Uw wettelijke rechten blijven onverlet.

• U blijft eigenaar van uw Klantgegevens: alle rechten daarop blijven bij u. Wij maken daar geen aanspraak op.
• U verleent ons een niet-exclusieve, kosteloze licentie om Klantgegevens te hosten, op te slaan, te verwerken, te verzenden en weer te geven, uitsluitend voor zover dat nodig is om de Dienst aan u te leveren, om aan de wet te voldoen en om deze Voorwaarden te handhaven. Wij gebruiken Klantgegevens niet voor eigen doeleinden, behalve zoals artikel 2.4 van de Verwerkersovereenkomst beschrijft, en trainen er geen AI-modellen mee.
• Wij bewaren Klantgegevens zolang u ze in de Dienst laat staan, met de vaste bewaartermijnen uit Bijlage 1 van de Verwerkersovereenkomst. Zo verwijderen wij de audio van een opname automatisch 90 dagen na de opname. De transcriptie en de samenvatting blijven dan bij de vergadering staan.
• U kunt op elk moment via legal@decidesk.ai een export van uw Klantgegevens aanvragen. Wij leveren die binnen 10 werkdagen als JSON-bestand, een gangbaar formaat dat andere software kan inlezen, met onder meer de vergaderingen, transcripties, samenvattingen, acties en projecten. Op verzoek leveren wij ook de bijlagen en de audio die dan nog aanwezig zijn.
• U bent ervoor verantwoordelijk dat u over de benodigde rechten en toestemmingen beschikt om Klantgegevens in de Dienst vast te leggen, en dat deze geen inbreuk maken op rechten van derden of in strijd zijn met toepasselijk recht.

• DeciDesk, inclusief alle software, ontwerpen, inhoud (anders dan Klantgegevens), merken, logo's en documentatie, is en blijft ons exclusieve eigendom en dat van onze licentiegevers.
• Onder voorbehoud van deze Voorwaarden en tijdige betaling van de vergoedingen verlenen wij u een beperkte, niet-exclusieve en niet-overdraagbare licentie om de Dienst tijdens uw Abonnement te gebruiken voor uw interne bedrijfsdoeleinden. Die licentie eindigt als het Abonnement eindigt. Wij kunnen de licentie alleen opschorten of beëindigen volgens deze Voorwaarden.
• Alle rechten die niet uitdrukkelijk worden verleend, blijven voorbehouden.
• Geeft u ons feedback of een suggestie, dan mogen wij die kosteloos en zonder beperking gebruiken, ook na het einde van de overeenkomst, bijvoorbeeld om DeciDesk te verbeteren.

De Dienst bevat functies die werken met AI-modellen van derden: op dit moment OpenAI-modellen die op Microsoft Azure draaien, en ElevenLabs voor het omzetten van spraak naar tekst. AI-resultaten kunnen onjuistheden bevatten. U bent ervoor verantwoordelijk AI-resultaten te controleren voordat u erop vertrouwt. U gebruikt AI-functies niet om inhoud te maken die in strijd is met deze Voorwaarden of met toepasselijk recht.

• AI-budget: elk Abonnement bevat per factuurperiode een AI-budget voor de hele organisatie. Het verbruik van alle bedrijven binnen de organisatie telt samen. Het budget en het verbruik worden gemeten in onze inkoopkosten voor de AI-modellen, de omzetting van spraak naar tekst en de opnamebot. Inkoopprijzen in Amerikaanse dollars rekenen wij om met de meest recente referentiekoers van de Europese Centrale Bank op de dag van het verbruik.
• Meerverbruik: verbruik boven het budget brengen wij in rekening tegen onze inkoopkosten plus een opslag. Het meerverbruik van een factuurperiode staat op de eerstvolgende factuur. Het verbruik ten opzichte van het budget en het bedrag van het meerverbruik in de lopende periode staan in de Dienst.
• Limiet: bereikt het verbruik een vast veelvoud van het budget, dan stoppen AI-functies zoals samenvattingen, actievoorstellen en de DeciDesk Assistent tot het begin van de volgende factuurperiode. Zo beperken wij onverwacht hoge kosten. Het uitschrijven van opnames van vergaderingen, ook via de opnamebot, gaat wel door. Dat verbruik brengen wij in rekening als meerverbruik. In de Dienst kunt u een hogere limiet aanvragen.
• U kunt de omvang van het budget, de hoogte van de opslag en de limiet voor uw Abonnement altijd bij ons opvragen. Een verkleining van het budget, een verhoging van de opslag of een verlaging van de limiet melden wij ten minste 30 dagen vooraf (artikel 5). Voor een Enterprise-abonnement gelden de afspraken in het orderformulier.

Waar wij persoonsgegevens in uw opdracht verwerken, geldt de Verwerkersovereenkomst (decidesk.ai/dpa). De Verwerkersovereenkomst maakt deel uit van deze Voorwaarden. Met de aanvaarding van deze Voorwaarden aanvaardt u ook de versie van de Verwerkersovereenkomst die op dat moment is gepubliceerd. Een latere versie gaat in volgens artikel 13 van de Verwerkersovereenkomst. Voor de verwerking van persoonsgegevens gaat de Verwerkersovereenkomst voor op deze Voorwaarden. Voor verwerkingen waarvoor wij zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn, zoals de klantrelatie en de facturatie, geldt onze Privacyverklaring (decidesk.ai/privacy). De Privacyverklaring is informatief en maakt geen deel uit van de overeenkomst.

Elke partij houdt de niet-openbare zakelijke en technische informatie van de andere partij vertrouwelijk, gebruikt die alleen om deze Voorwaarden uit te voeren en beschermt die met ten minste dezelfde zorg als haar eigen vertrouwelijke informatie (en in elk geval met redelijke zorg). Deze verplichting geldt niet voor informatie die algemeen bekend is zonder toedoen van de ontvangende partij, die de ontvangende partij al rechtmatig kende, die zelfstandig is ontwikkeld zonder gebruik van de verstrekte informatie, of die op grond van de wet moet worden bekendgemaakt.

Wij streven ernaar de Dienst betrouwbaar beschikbaar te houden, maar garanderen geen ononderbroken of foutloze toegang. Wij kunnen gepland onderhoud of spoedonderhoud uitvoeren, en de Dienst kan af en toe niet beschikbaar zijn door factoren buiten onze redelijke controle. Op de standaardplannen bieden wij geen contractuele beschikbaarheidsgarantie (SLA); heeft u die nodig, neem dan contact met ons op over een Enterprise-afspraak.

Wij kunnen de toegang tot de Dienst geheel of gedeeltelijk opschorten, met of zonder voorafgaande melding, als dat redelijkerwijs nodig is om (a) wezenlijke schade aan de Dienst, onze infrastructuur of andere klanten te voorkomen; (b) te reageren op een geloofwaardig juridisch verzoek; (c) te reageren op een betaling die uitblijft (artikel 5); of (d) te reageren op een wezenlijke schending van deze Voorwaarden (artikel 16). Wij herstellen de toegang zodra de reden voor de opschorting is weggenomen.

• U kunt uw Abonnement op elk moment opzeggen volgens artikel 7.
• Schendt u deze Voorwaarden wezenlijk, dan kunnen wij het Abonnement beëindigen als u de schending niet binnen 14 dagen na onze schriftelijke melding herstelt. Is de schending niet te herstellen, of is zij ernstig, zoals een schending die de veiligheid of de werking van de Dienst bedreigt, dan kunnen wij het Abonnement direct beëindigen of de toegang direct opschorten.
• Elke partij kan de overeenkomst direct beëindigen als de andere partij failliet wordt verklaard, surseance van betaling of schuldsanering aanvraagt, of haar onderneming beëindigt.
• Stoppen wij met het leveren van de Dienst, dan melden wij die beëindiging ten minste 3 maanden vooraf, tenzij een faillissement of overmacht dat onmogelijk maakt. U kunt tot het einde van die termijn een export aanvragen. Het vooruitbetaalde bedrag voor de periode na de beëindiging betalen wij naar rato terug.
• Artikelen die naar hun aard bedoeld zijn om na beëindiging te blijven gelden (waaronder 9, 10, 12, 13, 17, 18, 19, 20, 21, 27 en 28), blijven van kracht.

• Na het einde van het Abonnement eindigt uw recht om de Dienst te gebruiken.
• Wij bewaren uw Klantgegevens nog 90 dagen nadat het Abonnement is geëindigd, zodat u de Dienst opnieuw kunt activeren. In die periode kunt u nog een export aanvragen volgens artikel 9. De Eigenaren van de organisatie ontvangen ten minste 14 dagen vóór de verwijdering een e-mail.
• Na die periode, of eerder als u daarom vraagt, verwijderen wij de Klantgegevens binnen 30 dagen, behalve waar bewaring wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld facturen). Versleutelde back-ups kunnen Klantgegevens nog tot 14 dagen langer bevatten. Voor kopieën bij onze subverwerkers geldt artikel 11 van de Verwerkersovereenkomst.
• Een Eigenaar kan de organisatie ook zelf in de Dienst verwijderen, na bevestiging via een link die per e-mail naar een Eigenaar gaat. De Klantgegevens in de database worden dan direct verwijderd en de bestanden binnen 30 dagen. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt. Het Abonnement eindigt dan direct, zonder terugbetaling. Vraag een export daarom vóór die verwijdering aan.

Wij leveren de Dienst met zorg. Wij garanderen niet dat de Dienst altijd zonder storingen of fouten werkt, dat AI-resultaten juist zijn of dat de Dienst aan al uw eisen voldoet. Voor zover de wet dat toestaat, geven wij geen andere garanties dan die uitdrukkelijk in deze Voorwaarden staan. Rechten die u op grond van dwingend recht heeft, blijven gelden.

• Voor zover de wet dat toestaat, is geen van de partijen aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, omzetverlies, schade aan goodwill en schade door verlies van gegevens. De redelijke kosten om Klantgegevens te herstellen gelden wel als directe schade, als wij het verlies of de beschadiging van die gegevens hebben veroorzaakt.
• De totale aansprakelijkheid van elke partij die voortvloeit uit of verband houdt met deze Voorwaarden of de Dienst, bedraagt in elke periode van 12 maanden niet meer dan het hoogste van (a) de vergoedingen die u in de 12 maanden vóór de eerste gebeurtenis in die periode voor de Dienst aan ons heeft betaald of verschuldigd bent, of (b) honderd euro (EUR 100).
• In plaats van het maximum uit het tweede onderdeel geldt een apart maximum voor: (i) aansprakelijkheid wegens schending van artikel 13 (Geheimhouding); (ii) onze aansprakelijkheid voor een datalek (een inbreuk in verband met persoonsgegevens) dat aan ons is toe te rekenen; en (iii) onze aansprakelijkheid voor een andere schending van de Verwerkersovereenkomst of van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dat aparte maximum is het hoogste van (a) twee keer de vergoedingen die u in de 12 maanden vóór de gebeurtenis voor de Dienst aan ons heeft betaald of verschuldigd bent, of (b) vijfduizend euro (EUR 5.000). Hebben meerdere gebeurtenissen dezelfde oorzaak, dan gelden zij daarbij samen als één gebeurtenis.
• De vrijwaringen van beide partijen, uit artikel 20 en uit de Verwerkersovereenkomst, vallen ook onder de maxima uit dit artikel. De beperkingen en uitsluitingen in dit artikel gelden niet voor: (i) aansprakelijkheid die op grond van dwingend recht niet kan worden beperkt; of (ii) schade door opzet of bewuste roekeloosheid van een partij.

• U vrijwaart ons voor aanspraken van derden die voortvloeien uit (a) gebruik van de Dienst door u of uw Gebruikers in strijd met deze Voorwaarden of toepasselijk recht; (b) Klantgegevens, voor zover de aanspraak niet het gevolg is van een tekortkoming van ons; of (c) uw schending van artikel 4 (Aanvaardbaar gebruik) of artikel 10 (Intellectuele eigendom). Voor aanspraken over persoonsgegevens geldt artikel 12 van de Verwerkersovereenkomst.
• Wij vrijwaren u voor aanspraken van derden dat de Dienst, zoals door ons geleverd en gebruikt in overeenstemming met deze Voorwaarden, inbreuk maakt op de intellectuele eigendomsrechten van die derde. Wij betalen de schadevergoeding die daarvoor definitief wordt toegekend of de schikking waarmee wij instemmen. Deze vrijwaring geldt niet als de vermeende inbreuk het gevolg is van Klantgegevens, uw aanpassingen of uw combinatie van de Dienst met iets wat wij niet hebben geleverd.
• De partij die een beroep doet op een vrijwaring: (i) meldt de aanspraak direct aan de andere partij; (ii) laat de andere partij de verdediging voeren en over een schikking beslissen; en (iii) werkt redelijkerwijs mee. Een schikking die de gevrijwaarde partij verplichtingen oplegt of waarin zij aansprakelijkheid erkent, vraagt haar voorafgaande schriftelijke toestemming.

De Dienst werkt samen met diensten van derden. Zo neemt de opnamebot deel aan online vergaderingen in Microsoft Teams, Google Meet en Zoom. Voor uw gebruik van die diensten gelden hun eigen voorwaarden, en wij zijn niet verantwoordelijk voor die diensten. Laat u de opnamebot deelnemen aan een online vergadering, dan wisselen wij met die dienst de gegevens uit die daarvoor nodig zijn. De Dienst kan ook links naar websites van derden bevatten; ook daarvoor zijn wij niet verantwoordelijk.

Wij kunnen functies beschikbaar stellen die in de Dienst als bèta, preview of experimenteel zijn aangeduid. Die functies worden geleverd zoals ze zijn, kunnen op elk moment veranderen of verdwijnen en vallen niet onder de vrijwaring uit artikel 20. De Verwerkersovereenkomst en artikel 13 (Geheimhouding) gelden ook voor die functies volledig.

Geen van de partijen is aansprakelijk voor het niet of te laat nakomen van verplichtingen door gebeurtenissen buiten haar redelijke controle, waaronder natuurrampen, oorlog, terrorisme, rellen, embargo’s, storingen in internet of telecommunicatie, stroomstoringen, denial-of-service-aanvallen of overheidsmaatregelen. Een storing bij een van onze eigen leveranciers geldt alleen als overmacht als wij de gevolgen daarvan redelijkerwijs niet konden voorkomen of beperken. Duurt een overmachtssituatie langer dan 60 dagen, dan kan elke partij de overeenkomst schriftelijk beëindigen. Het vooruitbetaalde bedrag voor de periode na de beëindiging betalen wij dan naar rato terug.

Wij sturen u kennisgevingen per e-mail aan een Eigenaar, via een melding in de Dienst of door publicatie op onze website. Een kennisgeving over een wijziging van deze Voorwaarden, van de Verwerkersovereenkomst of van de prijzen, over het weghalen van een wezenlijke functie of over een overdracht door ons sturen wij altijd per e-mail aan elke Eigenaar (artikelen 3, 5, 25 en 26). Kennisgevingen aan ons stuurt u naar legal@decidesk.ai. Onder schriftelijk valt in deze Voorwaarden ook e-mail. Kennisgevingen gelden als ontvangen op de dag van verzending (als dat een werkdag is) of anders op de eerstvolgende werkdag.

U mag deze Voorwaarden of rechten daaruit alleen met onze voorafgaande schriftelijke toestemming overdragen. Zonder die toestemming mag u ze overdragen aan een Groepsmaatschappij, na een melding per e-mail aan ons, en aan een rechtsopvolger bij een fusie, overname of verkoop van (vrijwel) al uw activa, als die rechtsopvolger geen concurrent van ons is. Wij mogen deze Voorwaarden, samen met de Verwerkersovereenkomst, overdragen aan een eigen rechtspersoon die de onderneming DeciDesk voortzet, bijvoorbeeld een besloten vennootschap. Die overdracht melden wij vooraf per e-mail aan elke Eigenaar. Wij mogen deze Voorwaarden, samen met de Verwerkersovereenkomst, ook overdragen aan een derde bij een fusie, overname of verkoop van (vrijwel) al onze activa. Die overdracht melden wij ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aan elke Eigenaar. U kunt het Abonnement dan opzeggen met ingang van de dag van de overdracht. Het vooruitbetaalde bedrag voor de periode daarna betalen wij dan naar rato terug. U en wij stemmen nu al in met een overdracht volgens dit artikel (artikel 6:159 van het Burgerlijk Wetboek). Een overdracht in strijd met dit artikel is nietig.

Wij kunnen deze Voorwaarden wijzigen. Een nieuwe versie melden wij ten minste 30 dagen voordat die ingaat, per e-mail aan elke Eigenaar, met een overzicht van de wijzigingen. De nieuwe versie geldt vanaf de aangekondigde datum. Een Eigenaar kan de nieuwe versie ook eerder in de Dienst aanvaarden; dan geldt die versie vanaf dat moment. Gaat u niet akkoord, dan kunt u het Abonnement opzeggen met ingang van de dag waarop de wijziging ingaat. Het vooruitbetaalde bedrag voor de resterende periode betalen wij dan naar rato terug.

Vermindert een nieuwe versie uw rechten uit artikel 19 (Beperking van aansprakelijkheid) of uit de Verwerkersovereenkomst, dan geldt die versie voor u pas nadat u daarmee akkoord bent gegaan, bijvoorbeeld doordat een Eigenaar de nieuwe versie in de Dienst aanvaardt. Zolang dat akkoord ontbreekt, blijft de vorige versie gelden. Wij kunnen de overeenkomst in dat geval opzeggen met een termijn van ten minste 30 dagen. Het vooruitbetaalde bedrag voor de periode na de beëindiging betalen wij dan naar rato terug. Bij twijfel of een wijziging uw rechten vermindert, geldt de wijziging als een vermindering.

Heeft u een ondertekend exemplaar van deze Voorwaarden, ook als bijlage bij een ondertekende Verwerkersovereenkomst, dan geldt een nieuwe versie voor u alleen als beide partijen daarmee instemmen.

Op deze Voorwaarden en op elk geschil dat daaruit voortvloeit of daarmee verband houdt, is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is niet van toepassing. Geschillen worden in eerste aanleg uitsluitend voorgelegd aan de Rechtbank Den Haag.

• Volledige overeenkomst: deze Voorwaarden met de Verwerkersovereenkomst en een eventueel orderformulier vormen samen de volledige overeenkomst tussen de partijen en vervangen eerdere afspraken over hetzelfde onderwerp.
• Rangorde: bij strijd gaan eerst schriftelijk overeengekomen aanvullende afspraken voor, waaronder een orderformulier. Daarna gaat voor de verwerking van persoonsgegevens de Verwerkersovereenkomst voor op deze Voorwaarden (artikel 12).
• Partiële nietigheid: als een bepaling niet afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht en wordt de niet-afdwingbare bepaling vervangen door een afdwingbare bepaling die de oorspronkelijke bedoeling zo dicht mogelijk benadert.
• Geen afstand van rechten: als een partij een bepaling niet handhaaft, doet zij daarmee geen afstand van het recht om dat later wel te doen.
• Geen derdenbedingen: deze Voorwaarden geven geen rechten aan derden. Groepsmaatschappijen waarvoor u de Verwerkersovereenkomst mede heeft gesloten, oefenen hun rechten daaruit uit via u.

Vragen over het gebruik van DeciDesk en storingen meldt u via het contactformulier op support.decidesk.ai. Wij reageren op werkdagen binnen 1 werkdag. Opzeggen doet u in de Dienst op de pagina Facturatie (artikel 7). Vragen over deze Voorwaarden, privacyverzoeken, kennisgevingen en vermoedelijke onbevoegde toegang stuurt u naar legal@decidesk.ai. Een melding over beveiliging of onbevoegde toegang beantwoorden wij binnen 24 uur. Voor andere vragen kunt u ook de contactpagina gebruiken.