Algemene voorwaarden

• “DeciDesk”, “wij”, “ons”, “onze”: DeciDesk, geëxploiteerd door Dennis Heemskerk, Voorhouterweg 25, 2231 NB Rijnsburg, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42123032, btw-nummer NL005511818B93.
• “Dienst”: de webapplicatie van DeciDesk, de desktop-apps, API's en bijbehorende diensten.
• “Klant”, “u”, “uw”: de organisatie (of, waar van toepassing, de persoon) die met deze Voorwaarden heeft ingestemd.
• “Geautoriseerde Gebruikers”: medewerkers, opdrachtnemers of andere personen die de Klant toestaat de Dienst onder zijn account te gebruiken.
• “Klantgegevens”: alle inhoud, gegevens of informatie die Geautoriseerde Gebruikers in de Dienst uploaden, invoeren of genereren.
• “Abonnement”: een betaald plan dat voor een bepaalde termijn toegang geeft tot de Dienst.
• “Gratis Versie”: elke functie, elk plan of elke proefperiode die zonder kosten wordt aangeboden.

• U verstrekt bij het aanmaken van een account juiste, actuele en volledige informatie en houdt die up-to-date.
• U bent verantwoordelijk voor het beschermen van uw inloggegevens en voor alle activiteiten die onder uw account plaatsvinden.
• U meldt vermoedelijke onbevoegde toegang direct aan ons via legal@decidesk.ai.
• U moet minimaal 16 jaar oud zijn om de Dienst te gebruiken. DeciDesk is niet bedoeld voor gebruik door kinderen.

We leveren de Dienst op abonnementsbasis, zoals nader beschreven op onze website en in het product. We kunnen functies in de loop van de tijd bijwerken, verbeteren of aanpassen. Tijdens uw lopende abonnementstermijn verminderen we de kernfunctionaliteit van een betaald plan niet wezenlijk zonder u daar redelijkerwijs vooraf over te informeren.

U gaat ermee akkoord dat u:

• De Dienst niet gebruikt in strijd met toepasselijke wet- of regelgeving.
• Geen inhoud uploadt, opslaat of verstuurt die onrechtmatig of lasterlijk is, inbreuk maakt of de rechten van een derde schendt.
• Niet probeert onbevoegd toegang te krijgen tot de Dienst, andere accounts of onze infrastructuur.
• De Dienst niet reverse-engineert of decompileert en niet probeert de broncode af te leiden, behalve voor zover de wet dat uitdrukkelijk toestaat.
• De Dienst niet gebruikt om spam of malware te versturen of om zonder toestemming gegevens te verzamelen (scrapen).
• De Dienst niet doorverkoopt, in sublicentie geeft of beschikbaar stelt aan derden buiten uw organisatie zonder onze schriftelijke toestemming.
• De Dienst niet gebruikt om een concurrerend product te bouwen of te trainen, en de Dienst niet benchmarkt zonder onze schriftelijke toestemming.
• Beveiligingsfuncties en gebruikslimieten niet omzeilt of uitschakelt, waaronder limieten voor AI-gebruik.

Bij schending van dit artikel kunnen we de toegang opschorten of beëindigen, met of zonder voorafgaande kennisgeving, afhankelijk van de ernst.

• Betaalde abonnementen worden maandelijks vooraf gefactureerd. De eerste reguliere factuur wordt uitgereikt op de 1e van de kalendermaand na een eventuele gratis proefperiode. De periode tussen het einde van de proefperiode en de 1e van de volgende maand wordt naar rato berekend en op die eerste factuur opgenomen.
• DeciDesk is de verkoper (merchant of record) van uw abonnement. Uw contractuele relatie voor de betaalde Dienst is met DeciDesk. We gebruiken Stripe (Stripe Payments Europe Ltd. voor klanten in de EU en Stripe, Inc. voor andere regio's) als betaaldienst om namens ons kaartgegevens te verzamelen, facturen te innen en betalingsbewijzen te versturen. Stripe is geen partij bij uw abonnementsovereenkomst.
• Bedragen zijn exclusief btw en andere toepasselijke indirecte belastingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Als verkoper is DeciDesk verantwoordelijk voor het in rekening brengen en afdragen van de juiste btw op basis van uw factuuradres en, waar van toepassing, uw btw-identificatienummer. Voor zakelijke klanten in de EU met een geldig btw-nummer geldt de verleggingsregeling en wordt er geen btw op de factuur berekend. Voor klanten in Nederland wordt btw berekend tegen het geldende Nederlandse tarief.
• Om aan onze belastingverplichtingen te voldoen, hebben we juiste factuurgegevens nodig (juridische naam, factuuradres, land en, voor bedrijven in de EU, het btw-nummer). U bent verantwoordelijk voor het actueel houden van deze gegevens. Correcties die de fiscale behandeling beïnvloeden, kunnen alleen worden toegepast op facturen die na de wijziging worden uitgereikt.
• Als een betaling mislukt, kunnen we de afschrijving opnieuw proberen en, als die blijft mislukken, uw account opschorten of terugzetten naar een beperkter plan tot de betaling is voldaan.
• Prijzen kunnen worden gewijzigd met een kennisgeving van ten minste 30 dagen voor de volgende verlengingstermijn. Als u de Dienst blijft gebruiken nadat een prijswijziging van kracht is geworden, geldt dat als aanvaarding.

We kunnen een Gratis Versie of een proefperiode van betaalde functies aanbieden. Toegang tot de Gratis Versie wordt geleverd “zoals deze is” en kan op elk moment worden gewijzigd of beëindigd. We kunnen accounts in de Gratis Versie die langere tijd inactief zijn ook opschorten.

• Abonnementen worden automatisch verlengd met opeenvolgende termijnen die gelijk zijn aan de oorspronkelijke termijn (maandabonnementen worden bijvoorbeeld maandelijks verlengd), tenzij ze vóór de verlengingsdatum worden opgezegd.
• U kunt op elk moment opzeggen via uw factuurinstellingen. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende betaalde termijn, en tot dan houdt u toegang.
• We betalen geen bedragen terug voor gedeeltelijke periodes, behalve waar dwingend recht dat vereist of zoals uitdrukkelijk vermeld in artikel 8.

• Betaalde vergoedingen worden niet terugbetaald, behalve waar dwingend recht dat vereist.
• Als wij de Dienst wezenlijk niet leveren en de tekortkoming niet binnen een redelijke termijn na uw schriftelijke melding kunnen herstellen, kunt u opzeggen en ontvangt u naar rato het ongebruikte, vooruitbetaalde deel terug.
• Denkt u dat er ten onrechte iets in rekening is gebracht, neem dan binnen 30 dagen na de afschrijving contact op via legal@decidesk.ai.

• Tussen u en ons bent u eigenaar van alle rechten en belangen op uw Klantgegevens. Wij maken daar geen aanspraak op.
• U verleent ons een wereldwijde, niet-exclusieve, kosteloze licentie om Klantgegevens te hosten, op te slaan, te verwerken, te verzenden, weer te geven en anderszins te gebruiken, uitsluitend om de Dienst voor u te leveren en te verbeteren, om aan de wet te voldoen en om deze Voorwaarden te handhaven.
• U bent ervoor verantwoordelijk dat u over de benodigde rechten en toestemmingen beschikt om Klantgegevens te uploaden, en dat deze geen inbreuk maken op rechten van derden of in strijd zijn met toepasselijk recht.

• DeciDesk, inclusief alle software, ontwerpen, inhoud (anders dan Klantgegevens), merken, logo's en documentatie, is en blijft ons exclusieve eigendom en dat van onze licentiegevers.
• Onder voorbehoud van deze Voorwaarden en tijdige betaling van de vergoedingen verlenen wij u een beperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare, herroepbare licentie om de Dienst tijdens uw abonnementstermijn te gebruiken voor uw interne bedrijfsdoeleinden.
• Alle rechten die niet uitdrukkelijk worden verleend, blijven voorbehouden.
• Als u feedback of suggesties geeft, verleent u ons een eeuwigdurende, onherroepelijke, kosteloze licentie om die zonder beperking te gebruiken.

De Dienst bevat functies die werken met AI-modellen van derden (op dit moment OpenAI-modellen die op Microsoft Azure draaien, en ElevenLabs voor spraak naar tekst). Door AI gegenereerde resultaten worden naar beste vermogen geleverd en kunnen onjuistheden bevatten; u bent ervoor verantwoordelijk AI-resultaten te controleren en te valideren voordat u erop vertrouwt. Het gebruik van AI valt onder limieten voor redelijk gebruik die in het product worden beschreven. U gaat ermee akkoord AI-functies niet te gebruiken om inhoud te genereren die in strijd is met deze Voorwaarden of toepasselijk recht.

Onze verwerking van persoonsgegevens is beschreven in onze Privacyverklaring, die deel uitmaakt van deze Voorwaarden. Waar u of uw organisatie optreedt als verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens (bijvoorbeeld de inhoud van vergaderingen, opnames en transcripties) en DeciDesk die gegevens namens u verwerkt, gelden de onderstaande verwerkingsvoorwaarden als onlosmakelijk onderdeel van deze Voorwaarden. Door een account of organisatie aan te maken, aanvaardt u deze voorwaarden; een aparte handtekening is niet nodig.

• Rollen: uw organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke; DeciDesk is de verwerker. We verwerken persoonsgegevens alleen om de Dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen, en alleen op uw gedocumenteerde instructies zoals die blijken uit uw gebruik van de Dienst.
• Geheimhouding: personen die bevoegd zijn de gegevens te verwerken, zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht.
• Beveiliging: we treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling tijdens transport (TLS) en versleuteling in opslag voor de inhoud van vergaderingen, zoals besluiten, acties, transcripties en notificaties.
• Subverwerkers: we gebruiken de dienstverleners uit onze Privacyverklaring als subverwerkers. We blijven verantwoordelijk voor hun prestaties en leggen hun verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming op die in lijn zijn met deze voorwaarden. Een nieuwe subverwerker melden we ten minste 30 dagen vooraf per e-mail of via een melding in de Dienst. U kunt binnen die termijn op redelijke gronden bezwaar maken; komen we er samen niet uit, dan kunt u de overeenkomst opzeggen voordat de nieuwe subverwerker wordt ingezet.
• Bijstand: we helpen u, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bij het afhandelen van verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, overdraagbaarheid) en bij andere verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG.
• Audit: op verzoek geven we u de informatie die nodig is om aan te tonen dat we deze verplichtingen nakomen. Daarnaast mag u, ten hoogste eenmaal per jaar en na een redelijke aankondiging, een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige die tot geheimhouding is verplicht. De kosten van de audit zijn voor u, tenzij daaruit blijkt dat wij deze voorwaarden wezenlijk niet nakomen.
• Datalekken: we informeren u zonder onredelijke vertraging nadat we kennis hebben gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die uw gegevens betreft.
• Internationale doorgifte: waar subverwerkers gegevens buiten de EER verwerken, vindt doorgifte plaats op basis van de modelcontractbepalingen van de EU of gelijkwaardige waarborgen.
• Bewaren en verwijderen: audio van vergaderingen wordt 90 dagen na de opname automatisch verwijderd. Na verwijdering van uw organisatie worden de bijbehorende persoonsgegevens binnen een redelijke termijn verwijderd of geanonimiseerd, behalve waar bewaring wettelijk verplicht is.

Elke partij houdt de niet-openbare zakelijke en technische informatie van de andere partij vertrouwelijk, gebruikt die alleen om deze Voorwaarden uit te voeren en beschermt die met ten minste dezelfde zorg als haar eigen vertrouwelijke informatie (en in elk geval met redelijke zorg). Deze verplichting geldt niet voor informatie die algemeen bekend is zonder toedoen van de ontvangende partij, die de ontvangende partij al rechtmatig kende, die zelfstandig is ontwikkeld zonder gebruik van de verstrekte informatie, of die op grond van de wet moet worden bekendgemaakt.

We streven ernaar de Dienst betrouwbaar beschikbaar te houden, maar garanderen geen ononderbroken of foutloze toegang. We kunnen gepland onderhoud of spoedonderhoud uitvoeren, en de Dienst kan af en toe niet beschikbaar zijn door factoren buiten onze redelijke controle. Op de standaardplannen bieden we geen contractuele beschikbaarheidsgarantie (SLA); heeft u die nodig, neem dan contact met ons op over een enterprise-afspraak.

We kunnen de toegang tot de Dienst geheel of gedeeltelijk opschorten, met of zonder voorafgaande kennisgeving, als we redelijkerwijs van mening zijn dat dit nodig is om (a) wezenlijke schade aan de Dienst, onze infrastructuur of andere klanten te voorkomen; (b) te reageren op een geloofwaardig juridisch verzoek; (c) een openstaand saldo aan te pakken; of (d) te reageren op een wezenlijke schending van deze Voorwaarden. We herstellen de toegang zodra de onderliggende reden is opgelost.

• U kunt uw abonnement op elk moment beëindigen door het op te zeggen via uw factuurinstellingen. De beëindiging gaat in aan het einde van de dan lopende betaalde termijn.
• We kunnen uw account direct beëindigen of opschorten als u deze Voorwaarden wezenlijk schendt en de schending niet binnen 14 dagen na schriftelijke kennisgeving herstelt (of direct, bij een schending die niet te herstellen is of bij een ernstige schending, zoals een die de veiligheid of integriteit van de Dienst bedreigt).
• Elke partij kan de overeenkomst direct beëindigen als de andere partij insolvent raakt, faillissement aanvraagt of haar bedrijfsactiviteiten staakt.
• Artikelen die naar hun aard bedoeld zijn om na beëindiging te blijven gelden (waaronder 9, 10, 13, 17, 18, 19, 20, 21, 27 en 28), blijven van kracht.

• Na beëindiging eindigt uw recht om de Dienst te gebruiken direct.
• Tot 30 dagen na beëindiging kunt u een export van uw Klantgegevens in een gangbaar formaat aanvragen.
• Na die periode (of eerder als u om eerdere verwijdering vraagt) verwijderen of anonimiseren we Klantgegevens in actieve systemen binnen 30 dagen, behalve waar bewaring wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld facturen). Versleutelde back-ups kunnen Klantgegevens nog tot 35 dagen langer bevatten voordat ze worden vervangen.

Voor zover de wet dat toestaat, wordt de Dienst geleverd “zoals deze is” en “zoals beschikbaar”, zonder enige uitdrukkelijke, stilzwijgende of wettelijke garantie, waaronder garanties van verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel, het niet maken van inbreuk, juistheid, of dat de Dienst aan uw eisen voldoet, ononderbroken is of vrij is van fouten. Niets in deze Voorwaarden sluit een garantie of recht uit of beperkt die, als dat op grond van toepasselijk dwingend recht niet kan worden uitgesloten of beperkt.

• Voor zover de wet dat toestaat, is geen van de partijen aansprakelijk voor indirecte, incidentele, bijzondere of punitieve schade of gevolgschade, of voor gederfde winst, omzet, goodwill of gegevens, ook niet als op de mogelijkheid van dergelijke schade is gewezen.
• De totale aansprakelijkheid van elke partij die voortvloeit uit of verband houdt met deze Voorwaarden of de Dienst, bedraagt in elke periode van 12 maanden niet meer dan het hoogste van (a) de vergoedingen die u in die periode van 12 maanden voor de Dienst aan ons heeft betaald, of (b) honderd euro (EUR 100).
• De beperkingen en uitsluitingen in dit artikel gelden niet voor: (i) aansprakelijkheid die op grond van dwingend recht niet kan worden beperkt; (ii) de vrijwaringsverplichtingen van een partij op grond van artikel 20; (iii) schending door een partij van de geheimhoudingsverplichtingen op grond van artikel 13; of (iv) opzet of grove schuld van een partij.

• U verdedigt ons tegen, en vrijwaart ons voor, elke aanspraak van derden die voortvloeit uit (a) gebruik van de Dienst door u of uw Geautoriseerde Gebruikers in strijd met deze Voorwaarden of toepasselijk recht; (b) Klantgegevens; of (c) uw schending van artikel 4 (Aanvaardbaar gebruik) of artikel 10 (Intellectuele eigendom).
• Wij verdedigen u tegen, en vrijwaren u voor, elke aanspraak van derden dat de Dienst, zoals door ons geleverd en gebruikt in overeenstemming met deze Voorwaarden, inbreuk maakt op de intellectuele eigendomsrechten van die derde, en betalen de schadevergoeding die uiteindelijk wordt toegekend of de schikking waarmee wij instemmen. Dit geldt niet als de vermeende inbreuk het gevolg is van Klantgegevens, uw aanpassingen of uw combinatie van de Dienst met iets wat wij niet hebben geleverd.
• Elke partij zal: (i) de andere partij direct op de hoogte brengen van een aanspraak; (ii) de andere partij de volledige zeggenschap geven over de verdediging en een eventuele schikking; en (iii) redelijkerwijs meewerken.

De Dienst kan integreren met of linken naar producten en diensten van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor die derden, en op uw gebruik daarvan zijn hun eigen voorwaarden van toepassing. Als u een integratie met een derde inschakelt, geeft u ons toestemming om Klantgegevens met die partij uit te wisselen voor zover dat redelijkerwijs nodig is om die integratie te leveren.

We kunnen bèta-, preview- of experimentele functies beschikbaar stellen, die als zodanig zijn aangeduid. Deze functies worden geleverd “zoals deze zijn”, kunnen op elk moment worden gewijzigd of beëindigd, en vallen niet onder de garanties, vrijwaringen of SLA’s van de algemeen beschikbare Dienst.

Geen van de partijen is aansprakelijk voor het niet of te laat nakomen van verplichtingen door gebeurtenissen buiten haar redelijke controle, waaronder natuurrampen, oorlog, terrorisme, rellen, embargo’s, storingen in internet of telecommunicatie, stroomstoringen, denial-of-service-aanvallen of overheidsmaatregelen.

Wij kunnen u kennisgevingen sturen per e-mail naar het adres dat aan uw account is gekoppeld, via een melding in het product of door publicatie op onze website. Kennisgevingen aan ons stuurt u naar legal@decidesk.ai. Kennisgevingen gelden als ontvangen op de dag van verzending (als dat een werkdag is) of anders op de eerstvolgende werkdag.

U mag deze Voorwaarden of rechten op grond daarvan niet overdragen zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming, behalve aan een rechtsopvolger bij een fusie, overname of verkoop van (vrijwel) al uw activa, mits die rechtsopvolger geen concurrent is. Wij mogen deze Voorwaarden overdragen bij een fusie, overname of verkoop van al onze activa of vrijwel al onze activa. Elke overdracht in strijd met dit artikel is nietig.

We kunnen deze Voorwaarden van tijd tot tijd bijwerken. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we u ten minste 30 dagen vooraf per e-mail of via een melding in het product. Als u de Dienst blijft gebruiken nadat de wijzigingen van kracht zijn geworden, geldt dat als aanvaarding. Gaat u niet akkoord met de wijzigingen, dan is uw enige mogelijkheid om te stoppen met het gebruik van de Dienst en uw abonnement op te zeggen voordat de wijzigingen ingaan.

Op deze Voorwaarden en op elk geschil dat daaruit voortvloeit of daarmee verband houdt, is Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van de regels van internationaal privaatrecht en van het Weens Koopverdrag. De bevoegde rechter in Rotterdam is exclusief bevoegd om van geschillen kennis te nemen, behoudens dwingende regels ter bescherming van consumenten die een consument het recht geven te procederen bij de rechter van de eigen woonplaats.

• Volledige overeenkomst: deze Voorwaarden (samen met de Privacyverklaring en een eventueel orderformulier of verwerkersovereenkomst die tussen ons is gesloten) vormen de volledige overeenkomst tussen de partijen en vervangen eerdere afspraken over hetzelfde onderwerp.
• Partiële nietigheid: als een bepaling niet afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht en wordt de niet-afdwingbare bepaling vervangen door een afdwingbare bepaling die de oorspronkelijke bedoeling zo dicht mogelijk benadert.
• Geen afstand van rechten: als een partij een bepaling niet handhaaft, doet zij daarmee geen afstand van het recht om dat later wel te doen.
• Verhouding: de partijen zijn onafhankelijke contractanten; niets in deze Voorwaarden schept een samenwerkingsverband, agentuur of arbeidsverhouding.
• Geen derdenbedingen: deze Voorwaarden gelden uitsluitend ten behoeve van de partijen.

Vragen over deze Voorwaarden? Mail naar legal@decidesk.ai of ga naar de contactpagina.