Privacyverklaring

DeciDesk wordt geëxploiteerd door Dennis Heemskerk, Voorhouterweg 25, 2231 NB Rijnsburg, Nederland (KVK 42123032, btw NL005511818B93). Voor elke vraag over privacy kunt u ons bereiken via privacy@decidesk.ai.

We verzamelen alleen wat we nodig hebben om de dienst te leveren:

• Accountgegevens: uw naam, e-mailadres en wachtwoord (gehasht, nooit als leesbare tekst opgeslagen).
• Profielfoto: optioneel. Als u er een uploadt, wordt die opgeslagen in Vercel Blob (EU-regio) en naast uw naam getoond in DeciDesk. U kunt de foto op elk moment verwijderen via uw profielpagina.
• Opnames van vergaderingen: iedereen die een vergadering kan openen, kan die opnemen: in een ruimte met de telefoon, of online (Teams, Google Meet of Zoom) met onze opnamebot. De audio wordt opgeslagen in Vercel Blob (EU-regio) en naar onze transcriptiedienst (ElevenLabs) gestuurd om er een uitgeschreven tekst van te maken; bij de opnamebot komen daar de namen van de deelnemers uit de online vergadering bij. Die transcriptie wordt in de vergadering geplaatst. Audiobestanden worden 90 dagen na de opname automatisch verwijderd; transcripties blijven bewaard tot de vergadering wordt verwijderd. Wie de opname maakte, wie boven die persoon staat in de lijn en de beheerders van de organisatie kunnen een opname (de audio en de plaatshouder in de chat) op elk moment verwijderen.
• Vragen aan de DeciDesk Assistent: uw vraag gaat, samen met de gegevens uit DeciDesk die u zelf mag zien en die voor het antwoord nodig zijn, naar Azure OpenAI (EU) om een antwoord te maken. We bewaren de gesprekken met de assistent niet. Dient u via de assistent een functievoorstel in, dan bewaren we die vraag met uw naam, zodat we het voorstel kunnen beoordelen.
• Organisatiegegevens: de naam van uw organisatie, bedrijf, afdelingen, teams en projecten, en de vergaderingen en besluiten die u in DeciDesk aanmaakt.
• Gebruiksgegevens: bezochte pagina's, gebruikte functies en basisgegevens over uw apparaat (besturingssysteem, browser, appversie). Daarmee houden we DeciDesk betrouwbaar en lossen we fouten op.
• Betaalgegevens: kaartgegevens worden verzameld en opgeslagen door onze betaaldienst Stripe. Wij zien of bewaren nooit uw volledige kaartnummer. Wel bewaren we het factuur-e-mailadres, de bedrijfs- en btw-gegevens en een kenmerk waarmee we uw facturen in Stripe kunnen opzoeken.
• Communicatie: als u contact met ons opneemt per e-mail of via het contactformulier, bewaren we het bericht zodat we kunnen antwoorden.

• Om uw account aan te maken en te onderhouden en u te laten inloggen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Om het kernproduct van DeciDesk te leveren (besluiten, vergaderingen, notificaties, AI-functies). Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Om transactionele e-mails te sturen: verificatie, wachtwoordherstel, uitnodigingen en het dagelijkse overzicht. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Om abonnementen en facturen te verwerken. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst; facturen bewaren we op grond van een wettelijke plicht (de fiscale bewaarplicht).
• Om de dienst veilig te houden, problemen op te sporen en functies te verbeteren. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende dienst.
• Om uw supportvragen te beantwoorden. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst als u klant bent, anders ons gerechtvaardigd belang om uw vraag te beantwoorden.

Bij elk doel staat de grondslag uit artikel 6 van de AVG. Waar we steunen op ons gerechtvaardigd belang, kunt u daartegen bezwaar maken (zie hoofdstuk 8).

We verkopen uw gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties. We delen ze niet met derden, behalve met de hieronder genoemde dienstverleners, die ze uitsluitend in onze opdracht verwerken.

Sommige functies van DeciDesk gebruiken AI (bijvoorbeeld titelsuggesties en samenvattingen). Wanneer u deze functies gebruikt, wordt de betreffende tekst verwerkt door AI-modellen die op Microsoft Azure in de Europese Unie (Zweden) draaien, om het resultaat te maken. Wij trainen geen AI-modellen op uw gegevens, en Microsoft gebruikt uw invoer niet om modellen te trainen. Hetzelfde geldt voor transcriptie: ElevenLabs gebruikt de audio en transcripties van uw vergaderingen niet om AI-modellen te trainen. De audio wordt uitsluitend verwerkt om uw transcriptie te maken.

We gebruiken een klein aantal verwerkers om DeciDesk te laten draaien. Elk van hen is contractueel verplicht uw gegevens te beschermen en ze alleen voor het afgesproken doel te verwerken.

• Neon (EU): hosting van de Postgres-database.
• Vercel: hosting van de applicatie, levering van content en bestandsopslag (Vercel Blob, EU-regio) voor audio van vergaderingen en optionele profielfoto's.
• Stripe: betalingsverwerking, abonnementsbeheer, facturatie en belastingberekening (Stripe Tax). Voor klanten in de EU is Stripe gevestigd in Ierland (Stripe Payments Europe Ltd.), voor klanten buiten de EU in de Verenigde Staten.
• Microsoft Azure (EU, Zweden): AI-taalmodellen voor samenvattingen, actievoorstellen en de DeciDesk Assistent (Azure OpenAI Service).
• ElevenLabs (VS): omzetting van spraak naar tekst voor opnames van vergaderingen. De audio wordt uitsluitend verwerkt om de transcriptie te maken en niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Doorgifte vindt plaats op basis van de modelcontractbepalingen van de EU (Standard Contractual Clauses).
• Recall.ai (VS, verwerking in de EU-regio Frankfurt): de opnamebot die op verzoek van een gebruiker een online vergadering in Teams, Google Meet of Zoom bijwoont en de audio opneemt. Recall bewaart de opname hooguit drie dagen.
• Mijndomein (NL): verzending van de e-mails van de app, zoals meldingen, uitnodigingen en facturen.
• Microsoft 365 (Microsoft Ireland): hosting van onze mailboxen, waaronder support@ en privacy@. Berichten die u ons stuurt, ook via het supportformulier, komen daar binnen.
• Microsoft en Apple: distributie en updates van de desktop-app.

Onze primaire database staat in de Europese Unie. Sommige van de bovengenoemde verwerkers zijn actief in de Verenigde Staten; in die gevallen worden gegevens doorgegeven op basis van modelcontractbepalingen (SCC’s) of gelijkwaardige waarborgen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd.

• Account- en organisatiegegevens: zolang uw account actief is. Wanneer u uw account verwijdert, verwijderen of anonimiseren we deze gegevens binnen 30 dagen, behalve wanneer we wettelijk verplicht zijn ze te bewaren (bijvoorbeeld facturen, die we op grond van de Nederlandse belastingwetgeving 7 jaar bewaren).
• Back-ups: tot 35 dagen na verwijdering opgenomen in versleutelde back-ups.
• Support-e-mails: maximaal 2 jaar.

Op grond van de AVG (en vergelijkbare wetgeving) kunt u:

• De persoonsgegevens inzien die we over u hebben.
• Onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Uw account en de bijbehorende gegevens laten verwijderen.
• Uw gegevens in een overdraagbaar formaat exporteren.
• Bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen of die laten beperken.
• Eerder gegeven toestemming intrekken.
• Een klacht indienen bij uw nationale toezichthouder (in Nederland: de Autoriteit Persoonsgegevens).

Uw profielfoto en taal past u zelf aan in uw accountinstellingen. Uw naam en de dagen waarop u meldingen per e-mail ontvangt, past de eigenaar of een beheerder van uw organisatie voor u aan; pushmeldingen zet u aan of uit in de instellingen van uw apparaat. Om een van de andere rechten hierboven uit te oefenen, mailt u naar privacy@decidesk.ai. We reageren binnen één maand, zoals de AVG voorschrijft.

We gebruiken alleen functionele cookies die nodig zijn om de site en de dienst te laten werken: een authenticatiecookie om u ingelogd te houden, een CSRF-token voor de beveiliging, een cookie die uw taalkeuze onthoudt en, in de app, een cookie die onthoudt met welk bedrijf u werkt. Voor deze cookies is geen toestemming nodig. We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies.

We beschermen uw gegevens met gangbare maatregelen: TLS-versleuteling tijdens transport, versleuteling in opslag, gehashte wachtwoorden (bcrypt), toegangsbeheer op basis van rollen, auditlogging en regelmatige updates van de gebruikte software. Geen enkel systeem is 100% veilig, maar we nemen dit serieus en informeren getroffen gebruikers bij een datalek zoals de wet voorschrijft.

Een beperkt aantal beheerders van DeciDesk kan technisch toegang hebben tot opgeslagen gegevens, waaronder geüploade profielfoto’s, wanneer dat strikt nodig is om de dienst te leveren, bijvoorbeeld bij het afhandelen van een incident, het onderzoeken van een door een klant gemeld probleem of het uitvoeren van een verwijderverzoek. Die toegang is beperkt, vereist meervoudige authenticatie en wordt nooit voor een ander doel gebruikt dan het leveren van de dienst.

DeciDesk is een B2B-product voor volwassenen in een werkomgeving. Het is niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar, en we verzamelen niet bewust gegevens van hen.

We kunnen deze verklaring van tijd tot tijd bijwerken. De datum “Laatst bijgewerkt” bovenaan geeft de meest recente wijziging aan. Bij belangrijke wijzigingen informeren we actieve gebruikers per e-mail.

Vragen, verzoeken of zorgen? Mail naar privacy@decidesk.ai of ga naar de contactpagina.