Privacyverklaring

DeciDesk wordt geëxploiteerd door Dennis Heemskerk, Voorhouterweg 25, 2231 NB Rijnsburg, Nederland (KVK 42123032, btw NL005511818B93). Voor elke vraag over privacy kunt u ons bereiken via legal@decidesk.ai.

DeciDesk is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die wij voor onszelf verwerken: gegevens van bezoekers van onze website, contact- en supportvragen, functievoorstellen, demonstraties en contact met potentiële klanten, de klantrelatie met uw organisatie, het abonnement en de facturering, het akkoordregister, het logboek van beheerhandelingen en technische gegevens voor beveiliging en beheer.

Alle andere gegevens in de omgeving van een organisatie, waaronder accounts, vergaderingen, opnames, transcripties, acties en berichten, verwerken wij als verwerker in opdracht van die organisatie. Uw organisatie is voor die gegevens verantwoordelijk. Daarvoor gelden de privacyverklaring van uw organisatie en de verwerkersovereenkomst tussen uw organisatie en DeciDesk (decidesk.ai/dpa). Dat geldt ook voor deelnemers aan een opgenomen vergadering die zelf geen DeciDesk gebruiken.

Deze privacyverklaring beschrijft beide soorten verwerking, zodat u weet wat er met uw gegevens gebeurt. Voor de gegevens die wij in opdracht van een organisatie verwerken, volgen wij de afspraken in de verwerkersovereenkomst.

Wij verwerken de volgende gegevens:

• Accountgegevens: uw naam, e-mailadres, rol en plaats in de organisatie, taal, tijdzone, meldingsvoorkeuren, het moment van uw laatste gebruik en uw wachtwoord (gehasht, nooit als leesbare tekst opgeslagen).
• Profielfoto: optioneel. Als u er een uploadt, wordt die opgeslagen in de bestandsopslag van Vercel in de EU en naast uw naam getoond in DeciDesk. De foto staat op een webadres met een lange, willekeurige code. Wie die link heeft, kan de foto zien zonder in te loggen. U kunt de foto op elk moment verwijderen via uw profielpagina.
• Opnames van vergaderingen: iedereen die een vergadering in DeciDesk kan openen, kan die opnemen: in een ruimte met een telefoon of computer, of online in Teams, Google Meet of Zoom met onze opnamebot. De opnamebot neemt deel onder de naam DeciDesk. Recall.ai, de leverancier van de opnamebot, ziet de namen waarmee deelnemers in de online vergadering staan; DeciDesk slaat die namen niet op.
• Transcripties: de audio wordt opgeslagen in de bestandsopslag van Vercel in de EU en naar ElevenLabs gestuurd. ElevenLabs maakt er een uitgeschreven tekst van. Om namen goed te spellen, geven wij de namen van de deelnemers en van de collega's in uw organisatie mee aan de AI van Microsoft (EU-datazone), die de transcriptie verbetert. De transcriptie wordt in de vergadering geplaatst en blijft bewaard tot de vergadering wordt verwijderd.
• Audio van opnames: DeciDesk verwijdert audiobestanden automatisch 90 dagen na de opname. Verwijdert uw organisatie de opname eerder, dan verwijderen wij de audio direct. Verwijdert zij de vergadering of de organisatie, dan verwijderen wij de audio en de bijlagen binnen 30 dagen. Wie de opname maakte, leidinggevenden in het bedrijf en de eigenaren en beheerders van de organisatie kunnen de audio van een opname op elk moment verwijderen. De transcriptie blijft dan bij de vergadering staan. Over de kopie bij ElevenLabs leest u meer in hoofdstuk 5.
• Ingesproken updates: spreekt u een update bij een actie in, dan gaat de audio naar ElevenLabs om er tekst van te maken. Wij bewaren alleen de tekst, als update, en slaan de audio niet op.
• Vragen aan de DeciDesk Assistent: uw vraag gaat, samen met de gegevens uit DeciDesk die u zelf mag zien en die voor het antwoord nodig zijn, naar Azure OpenAI (EU-datazone) om een antwoord te maken. Wij bewaren de gesprekken met de assistent niet. Dient u via de assistent een functievoorstel in, dan bewaren wij die vraag met uw naam, zodat wij het voorstel kunnen beoordelen en u kunnen laten weten wanneer de functie beschikbaar is.
• Gegevens van de organisatie: de naam van uw organisatie, bedrijf en projecten, het logo van de organisatie, en de vergaderingen, agendapunten, besluiten, acties, updates, berichten en bijlagen die u en uw collega's in DeciDesk vastleggen. Bijlagen staan in de bestandsopslag van Vercel in de EU. Het logo staat, net als een profielfoto, op een webadres met een lange, willekeurige code.
• Meldingen: meldingen in de app, per e-mail en als pushmelding op uw telefoon of computer. Een melding kan namen en titels van vergaderingen, acties en projecten bevatten, en de tekst van updates.
• Technische gegevens: het type browser en besturingssysteem van de apparaten waarop u bent ingelogd, een code per apparaat voor pushmeldingen en gegevens over het gebruik van functies, zoals het aantal en de duur van opnames en het AI-verbruik van de organisatie. Onze hosting verwerkt bij elk verzoek uw IP-adres om de pagina te leveren en aanvallen te weren, en legt technische gegevens vast in serverlogboeken, zoals het tijdstip, het opgevraagde adres en foutmeldingen. Bij het inloggen gebruiken wij uw e-mailadres en bij het aanmelden ook uw IP-adres om misbruik te beperken.
• Websitestatistieken: wij meten bezoekersaantallen en laadtijden met Vercel Web Analytics en Speed Insights. Deze diensten gebruiken geen cookies. Een bezoek wordt herkend aan een versleutelde code die uit het verzoek wordt berekend en na 24 uur vervalt. Vercel ontvangt het adres van de pagina, de verwijzende pagina, het land en het type apparaat, besturingssysteem en browser.
• Akkoordregistratie: accepteert een eigenaar de algemene voorwaarden en de verwerkersovereenkomst, dan leggen wij naam, e-mailadres, organisatie, rol, tijdstip, documentversies en IP-adres vast als bewijs van die afspraak.
• Logboek van beheerhandelingen: voert DeciDesk een beheerhandeling uit, zoals een export van persoonsgegevens, het verwijderen van een lid of het verwijderen van een organisatie, dan leggen wij die handeling vast met het e-mailadres van de betrokkene.
• Betaalgegevens: betaalt u via Stripe, dan worden de gegevens van uw betaalmethode, zoals kaart- of bankrekeninggegevens, verzameld en opgeslagen door onze betaaldienst Stripe. Wij zien of bewaren nooit uw volledige kaartnummer. Betaalt u een factuur per overschrijving, dan zien wij uw rekeningnummer op ons bankafschrift en bewaren we dat in onze administratie zolang de fiscale bewaarplicht geldt. Verder bewaren we het factuur-e-mailadres, de bedrijfs- en btw-gegevens en een kenmerk waarmee we uw facturen in Stripe kunnen opzoeken.
• Communicatie: als u contact met ons opneemt per e-mail of via het contactformulier, bewaren wij het bericht zodat wij kunnen antwoorden.
• Demo-omgeving: voor een demonstratie richten wij een aparte omgeving in op demo.decidesk.ai, met een eigen database. Daarvoor gebruiken wij de naam van uw organisatie, openbare informatie van uw website en de naam en het e-mailadres van de personen die een inlog krijgen. Met de tekst van uw website laten wij via Azure OpenAI voorbeeldinhoud maken. Wij gebruiken die gegevens alleen voor de demonstratie.

De meeste gegevens geeft u zelf, of ze ontstaan als u DeciDesk gebruikt. Andere gegevens ontvangen wij van uw organisatie, bijvoorbeeld als een eigenaar of beheerder u uitnodigt en uw naam, e-mailadres, rol en leidinggevende vastlegt. Ook collega’s kunnen uw naam vastleggen in vergaderingen, acties en berichten, en uw stem kan voorkomen in een opname van een vergadering waaraan u deelneemt. Over betalingen ontvangen wij gegevens van Stripe, zoals de status van een betaling.

Voor de gegevens die wij in opdracht van een organisatie verwerken (hoofdstuk 2), bepaalt die organisatie het doel en de grondslag. Wij verwerken die gegevens alleen om de dienst voor die organisatie te leveren, te beveiligen en te ondersteunen, zoals de verwerkersovereenkomst beschrijft. Daartoe horen ook de e-mails van de dienst, zoals de bevestiging van uw e-mailadres, wachtwoordherstel, uitnodigingen en meldingen. Wij gebruiken die gegevens nooit voor profilering of marketing.

Voor onze eigen verwerkingen gelden de volgende doelen en grondslagen:

• Om de klantrelatie te onderhouden en abonnementen en facturen te verwerken. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met uw organisatie; voor de contactpersonen van die organisatie is dat ons gerechtvaardigd belang om die overeenkomst uit te voeren. Facturen bewaren wij op grond van een wettelijke plicht (de fiscale bewaarplicht).
• Om de dienst en de website veilig te houden, misbruik te beperken en fouten op te sporen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende dienst.
• Om bezoekersaantallen en laadtijden van de website en de app te meten. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een goed werkende website en dienst.
• Om uw supportvragen te beantwoorden en uw functievoorstellen te beoordelen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om uw vraag te beantwoorden en DeciDesk te verbeteren.
• Om te kunnen aantonen welke afspraken met een klant gelden (het akkoordregister). Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om die afspraken te kunnen bewijzen.
• Om verantwoording te kunnen afleggen over de beheerhandelingen van DeciDesk (het logboek van beheerhandelingen). Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij aantoonbaar zorgvuldig beheer.
• Om een demonstratie van DeciDesk te geven. Grondslag: uw verzoek om een demonstratie, voordat er een overeenkomst is, en ons gerechtvaardigd belang om DeciDesk aan potentiële klanten te laten zien.

Waar wij steunen op ons gerechtvaardigd belang, kunt u daartegen bezwaar maken (zie hoofdstuk 9).

Wij verkopen uw gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties. Wij delen ze niet met derden, behalve met de ontvangers in hoofdstuk 6. De meeste ontvangers verwerken de gegevens uitsluitend in onze opdracht; Stripe en de appwinkels verwerken gegevens deels als zelfstandige verantwoordelijke.

DeciDesk gebruikt AI voor samenvattingen van vergaderingen, voorstellen voor acties en titels, een overzicht van de vorige vergadering, agendapunten die naar een volgende vergadering zijn doorgeschoven, de status van vergaderingen, het verbeteren van transcripties en de DeciDesk Assistent. De betreffende tekst wordt verwerkt door AI-modellen van Microsoft (Azure OpenAI Service) binnen de EU-datazone. De verwerking kan plaatsvinden in elk land van de EU. Microsoft gebruikt invoer en uitvoer niet om modellen te trainen. Microsoft kan invoer en uitvoer bewaren om misbruik op te sporen. Wij trainen zelf geen AI-modellen met uw gegevens.

Voor het omzetten van spraak naar tekst gebruiken wij ElevenLabs in de Verenigde Staten. Zodra wij de uitgeschreven tekst hebben ontvangen, geven wij ElevenLabs opdracht de transcriptie te verwijderen. Volgens ElevenLabs verdwijnen de audio en de tekst daarmee direct uit de database van ElevenLabs. ElevenLabs bewaart verwijderde gegevens nog ten hoogste 30 dagen in back-ups. Logbestanden van ElevenLabs voor foutopsporing en moderatie kunnen gegevens over de opdracht bevatten. Voor die logbestanden noemt ElevenLabs geen bewaartermijn. Het gebruik van deze gegevens voor het verbeteren van de diensten van ElevenLabs is uitgeschakeld.

DeciDesk neemt geen besluiten over personen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten. AI doet voorstellen, zoals samenvattingen en acties, die gebruikers zelf beoordelen. Een voorgestelde actie ontstaat pas als een gebruiker die overneemt, en de status van een vergadering kan een gebruiker zelf aanpassen. DeciDesk herkent of identificeert geen personen aan hun stem.

De dienstverleners die wij als subverwerker inschakelen voor gegevens van organisaties, staan met de locatie van de verwerking en de grondslag voor doorgifte in bijlage 3 van de verwerkersovereenkomst (decidesk.ai/dpa). Hieronder staan alle ontvangers, ook voor onze eigen verwerkingen. Dienstverleners die in onze opdracht gegevens verwerken, zijn contractueel verplicht die gegevens te beschermen en alleen voor het afgesproken doel te verwerken.

• Neon (onderdeel van Databricks, VS): de database, in de EU (Frankfurt).
• Vercel (VS): hosting van de applicatie in de EU (Frankfurt), levering via het wereldwijde netwerk van Vercel, bestandsopslag in de EU voor audio, bijlagen, profielfoto's en organisatielogo's, en de websitestatistieken (Web Analytics en Speed Insights).
• Microsoft Azure (EU-datazone): AI-modellen voor de functies in hoofdstuk 5 (Azure OpenAI Service).
• ElevenLabs (VS): omzetting van spraak naar tekst voor opnames van vergaderingen en ingesproken updates. Over het bewaren bij ElevenLabs leest u meer in hoofdstuk 5.
• Recall.ai (VS; de bot draait in de EU-regio Frankfurt): de opnamebot die op verzoek van een gebruiker een online vergadering in Teams, Google Meet of Zoom bijwoont en de audio opneemt. Recall.ai verwijdert de opname uiterlijk 3 dagen na afloop.
• Apple (iPhone en iPad), Google (Android, Firebase Cloud Messaging) en Microsoft (Windows): bezorging van pushmeldingen. Zij ontvangen een apparaatcode en de titel en tekst van de melding, waarin namen en titels van vergaderingen, acties en projecten kunnen staan.
• Mijndomein (Nederland): verzending van de e-mails van de app, zoals meldingen, uitnodigingen en facturen, en de mailboxen die onbestelbare e-mails en agenda-uitnodigingen voor de opnamebot ontvangen.
• Microsoft 365 (Microsoft Ireland): onze mailboxen, waaronder support@ en legal@, en het ontvangen en doorsturen van inkomende e-mail. Berichten die u ons stuurt, ook via het supportformulier, komen daar binnen.
• Stripe Payments Europe, Limited (Ierland): betalingsverwerking, abonnementsbeheer, facturatie en belastingberekening (Stripe Tax). Stripe verwerkt gegevens deels als zelfstandige verantwoordelijke, bijvoorbeeld om fraude te voorkomen en aan wettelijke plichten te voldoen, volgens de privacyverklaring van Stripe.
• Apple (App Store, en TestFlight voor testversies), Google (Google Play) en Microsoft (Microsoft Store): distributie en updates van de apps voor iPhone, iPad, Android, Mac en Windows. Zij verwerken uw gegevens als zelfstandige verantwoordelijke volgens hun eigen privacyverklaring.

Onze database en bestandsopslag staan in de EU, en de AI-modellen draaien binnen de EU-datazone. ElevenLabs zet spraak om in tekst in de Verenigde Staten. Pushmeldingen gaan via de wereldwijde diensten van Apple, Google en Microsoft. Een aantal dienstverleners is gevestigd in de Verenigde Staten of heeft daar een moederbedrijf, en kan van daaruit toegang hebben tot gegevens: Neon (Databricks), Vercel, ElevenLabs, Recall.ai, Stripe, Apple, Google en Microsoft.

Doorgifte naar de Verenigde Staten gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Het Data Privacy Framework is een afspraak tussen de EU en de VS over gegevensbescherming. Het geldt voor Amerikaanse bedrijven die zich daaraan hebben verbonden en daarvoor zijn gecertificeerd. De modelcontractbepalingen zijn vaste contractbepalingen die de Europese Commissie heeft vastgesteld voor doorgifte buiten de EU. Bijlage 3 van de verwerkersovereenkomst noemt de grondslag per subverwerker. Een kopie van de waarborgen vraagt u op via legal@decidesk.ai.

Voor de gegevens die wij in opdracht van een organisatie verwerken, staan alle bewaartermijnen in bijlage 1 van de verwerkersovereenkomst. De belangrijkste:

• Accountgegevens: zolang u lid bent van een organisatie in DeciDesk. Haalt de eigenaar of een beheerder u uit de organisatie, dan verwijderen wij direct uw e-mailadres, wachtwoord, profielfoto en inlogsessies. Uw naam blijft staan bij eerdere vergaderingen en acties, zodat die leesbaar blijven; op verzoek van uw organisatie vervangen wij die naam. Wordt de organisatie verwijderd, dan verwijderen wij binnen 30 dagen ook de accounts die geen lid zijn van een andere organisatie.
• Audio van vergaderingen: 90 dagen na de opname, of eerder als uw organisatie de opname, de vergadering of de organisatie verwijdert (zie hoofdstuk 3).
• Vergaderingen, transcripties, acties en andere inhoud: tot uw organisatie die verwijdert, en uiterlijk tot de organisatie wordt verwijderd.
• Gegevens van een organisatie: zolang de organisatie DeciDesk gebruikt. Eindigt het abonnement, dan bewaren wij de gegevens nog 90 dagen, zodat de eigenaar het abonnement kan hervatten. Ten minste 14 dagen voor het verwijderen krijgen de eigenaren een e-mail. Een organisatie waarvoor na 30 dagen geen abonnement is gestart en waarin niets is vastgelegd, verwijderen wij 7 dagen na een waarschuwing per e-mail. Een aanmelding waarvan het e-mailadres na 30 dagen niet is bevestigd en waarin niets is vastgelegd, verwijderen wij. De details staan in artikel 11 van de verwerkersovereenkomst.

Voor onze eigen verwerkingen gelden deze termijnen:

• Klantrelatie en facturen: zolang de overeenkomst loopt. Facturen en de bijbehorende administratie bewaren wij 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Akkoordregister: zolang de overeenkomst met de organisatie loopt, en daarna zolang wij moeten kunnen aantonen welke afspraken golden. Dat geldt ook na het verwijderen van de organisatie.
• Logboek van beheerhandelingen: zolang wij moeten kunnen verantwoorden welke beheerhandelingen zijn uitgevoerd. Dat geldt ook na het verwijderen van een organisatie.
• Functievoorstellen: zolang het voorstel in behandeling is of een rol speelt bij de ontwikkeling van DeciDesk. Op uw verzoek verwijderen wij uw voorstel eerder.
• Support-e-mails en berichten via het contactformulier: ten hoogste 2 jaar na het laatste contact.
• Technische gegevens: inlogsessies tot u uitlogt of een nieuwe inlog de sessie vervangt. Codes voor pushmeldingen tot het platform de code weigert of u uit de organisatie wordt verwijderd. Mislukte inlogpogingen tellen 15 minuten mee en aanmeldpogingen 1 uur. Pogingen ouder dan 24 uur worden periodiek opgeruimd. Serverlogboeken van de hosting bewaart Vercel volgens zijn eigen bewaartermijn, ten hoogste 30 dagen.
• Demo-omgeving: tot de demonstratie niet meer nodig is, of eerder op uw verzoek.
• Back-ups: verwijderde gegevens kunnen nog tot 14 dagen in versleutelde back-ups van de database staan.

Op grond van de AVG kunt u:

• De persoonsgegevens inzien die wij over u verwerken.
• Onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Uw gegevens laten verwijderen.
• Uw gegevens in een overdraagbaar formaat ontvangen.
• Bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen of die laten beperken.
• Uw toestemming intrekken, als een verwerking op uw toestemming berust.
• Een klacht indienen bij de toezichthouder (in Nederland: de Autoriteit Persoonsgegevens).

Uw profielfoto en taal past u zelf aan in uw accountinstellingen. Uw naam en de dagen waarop u meldingen per e-mail ontvangt, past de eigenaar of een beheerder van uw organisatie voor u aan; pushmeldingen zet u aan of uit in de instellingen van uw apparaat.

Gaat uw verzoek over gegevens die wij in opdracht van uw organisatie verwerken, richt het dan aan uw organisatie. Ontvangen wij zo een verzoek, dan sturen wij het binnen 5 werkdagen door aan uw organisatie en helpen wij haar het verzoek af te handelen.

Gaat uw verzoek over gegevens waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn, mail dan naar legal@decidesk.ai. Wij reageren binnen één maand, zoals de AVG voorschrijft.

Wij gebruiken alleen functionele cookies: een cookie die u ingelogd houdt (hooguit 7 dagen na uw laatste bezoek), een beveiligingscookie die voorkomt dat een andere website namens u iets in DeciDesk doet (CSRF-token) en een cookie voor het terugkeeradres na het inloggen (beide tot u de browser sluit), een cookie die uw taalkeuze onthoudt (1 jaar) en, in de app, een cookie die onthoudt met welk bedrijf u werkt (1 jaar). Voor deze cookies is geen toestemming nodig. Wij gebruiken geen advertentie- of trackingcookies, en de websitestatistieken van Vercel werken zonder cookies.

Daarnaast bewaart de app tijdelijk gegevens op uw apparaat: een kopie van een opname totdat de upload is bevestigd (in de browser hooguit 14 dagen), een technisch logboek van de opnamefunctie en enkele instellingen. Mislukt de upload, dan kan de app het audiobestand op uw apparaat opslaan. Dat bestand blijft staan tot u het verwijdert.

Wij beschermen gegevens met gangbare maatregelen: TLS-versleuteling tijdens transport, versleuteling in opslag, waarbij de inhoud van onder meer vergaderingen, acties en berichten bovendien per veld is versleuteld, gehashte wachtwoorden (bcrypt), toegangsbeheer op basis van rollen, een logboek van beheerhandelingen en het bijwerken van software wanneer een bekende kwetsbaarheid daarom vraagt. Ontdekt u een beveiligingsprobleem in DeciDesk, meld het dan direct via legal@decidesk.ai. Wij reageren binnen 24 uur.

Bij een datalek informeren wij de organisatie voor wie wij de gegevens verwerken. Bij gegevens waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn, informeren wij u zoals de wet voorschrijft.

Alleen Dennis Heemskerk heeft beheertoegang. Beheer gebeurt in een aparte beheeromgeving op een eigen domein. Inloggen op die omgeving vraagt een wachtwoord, een code uit een authenticator-app en een code per e-mail. De beheeromgeving legt aanmeldingen, exports van persoonsgegevens, het verwijderen van leden en het verwijderen van organisaties vast in een logboek. Voor onderhoud en herstel heeft hij ook rechtstreeks toegang tot de database; die toegang wordt niet automatisch vastgelegd. Hij gebruikt zijn toegang alleen als dat nodig is om de dienst te leveren, bijvoorbeeld bij een incident, een door een klant gemeld probleem of een verwijderverzoek. Zijn account in de app is alleen lid van de organisatie van een klant zolang DeciDesk de omgeving voor die klant inricht, of als de klant daarom vraagt.

DeciDesk is een B2B-product voor volwassenen in een werkomgeving. Het is niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar, en wij verzamelen niet bewust gegevens van hen.

Wij kunnen deze verklaring bijwerken. De datum “Laatst bijgewerkt” bovenaan geeft de meest recente wijziging aan. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij de eigenaren van klantorganisaties per e-mail of in de app.

Vragen over het gebruik van DeciDesk stelt u via het contactformulier op support.decidesk.ai. Vragen, verzoeken of zorgen over privacy? Mail naar legal@decidesk.ai of ga naar de contactpagina.